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365体育备用网址“秘書工作”復習要點(3)

365体育备用网址“秘書工作”復習要點(3)

 

  第三章 秘書的職能環境pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  1、簡述秘書職能環境的層次結構pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書職能環境分三個層次,即秘書機構內部環境、秘書所在組織內部環境和秘書所在組織外部環境。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  形成和保持機構內部良好的環境應具備的條件:一要有一位作風正派,知識能力全面,經驗豐富,具有良好的指揮和協調能力的秘書部門負責人,二是要有健全的工作制度,三是要建立科學合理的分工配合體系,形成高效的工作流程,四是要形成靈敏的信息綜合機制,提高信息綜合度,五是要形成和諧的人際關系,不斷加強向心力和凝聚力,六是要改善物質環境,具有一定的辦公設備,創建辦公自動化系統。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  組織內部環境的構成要素:結構要素,動態運行要素,生態發展要素,心態觀念方面的要素,物質環境條件。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  2、理解秘書職能環境要素關系的內涵pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書職能環境要素關系,主要指的是秘書職能活動中與各有關方面的關系;有秘書與本組織領導的關系,這在眾多要素關系中是最主要最本質的,對秘書工作起關鍵性作用的關系;秘書部門與上級領導機關的關系;正確處理與上級領導機關的關系,有利于本級領導與上級領導機關的聯系與溝通,有利于發揮秘書工作的職能作用,秘書部門與職能部門的關系,秘書與群眾的關系。處理好與群眾的關系,必須注重:在指導思想上,要以人民群眾的根本利益為依歸,在工作行動上,將貼近領導工作與深入群眾,聯系群眾有機地結合起來,在工作作風上,尊重群眾,關心群眾,反映群眾的意愿和要求,甘當群眾的小學生。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  3、秘書職能環境對秘書工作有何作用pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書職能環境對秘書工作的規定性,導向性,促動性,機遇性和風險性。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  4、怎樣理解秘書職能環境資源的開發pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書工作中,適應職能環境特征、滿足職能環境需要、順應職能環境發展,都要以有利于開發職能環境資源,有利于實現組織目標為落腳點;秘書在工作中開發職能環境資源要注意:一要合理開發領導機關及領導人的影響力資源,二要注重開發職能環境中的信息智能資源,三要注重從協調和加強各方面關系中開發職能環境中的能量資源;開發職能環境資源有利于增加職能工作的活力和有效性,對領導工作和組織管理也能起到積極的支持作用。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  秘書要順利,充分發揮其職能作用,必須適應職能環境各要素并從適應環境特征,在實踐中必須注重適應宏觀環境特征和發展趨勢,適應所在組織的行業環境特征,適應所在組織環境特征,適應秘書機構為綜合辦公部門的環境特征,適應主輔配合在領導身邊綜合輔助,跟蹤服務,充當參謀助手,辦事辦文辦會,提供信息服務等職能活動的客觀業務環境的要求,適應具體工作環境特征;滿足職能環境需要:首先要滿足領導工作的需要,其次要滿足組織日常辦公事務的需要,再次,要滿足參謀的需要;順應職能環境發展,一是對長遠發展的態勢有所準備,二是要關注組織三,五年的發展計劃和領導一屆任期內的工作計劃和任務目標,以便把握一段時期內組織管理和發展的情況,在秘書工作中針對組織階段性發展計劃和領導任期任務目標,提供積極有效的綜合輔助,三是要準確把握組織一年內的工作計劃安排,以及外部環境發展變化的狀況,內外結合,從職能環境一年內變化的節奏和階段性, 安排一年內各階段的工作重點和適應環境節奏要求,四是要隨時關注領導工作的變化和需要,隨時了解組織內外的變化與需要,以順應職能環境的發展;開發職能環境資源著手。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  5、怎樣優化秘書職能環境pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:優化職能環境的立足點,一是必須從客觀實際出發,以現實中已經存在的職能環境為立足點,正確地面對職能環境,二是必須立足于本職工作,在本職崗位上積極發揮作用,三是必須立足于現實需要,處理好現實與長遠發展的關系;優化職能環境的著力點,主要是優化開發具體工作的環境,其關鍵是優化與領導主輔配合關系,秘書著力于優化具體工作環境,必須把優化與領導主輔配合關系,優化與部門及群眾的關系結合起來,必須優化秘書工作一切相關方面的關系;優化職能環境的主要途徑,是在具體的職能工作中,與各有關方面建立、維護和加強相互理解,信任和合作的和諧關系。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  6、秘書職能環境障礙一般有哪些?如何排除這些障礙?pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書職能環境障礙包含有信任障礙,理解障礙,溝通障礙,利益障礙;對信任障礙的排除:一要排除失誤造成的信任障礙,二要排除工作態度方面的信任障礙,三要排除思想動機方面的信任障礙,四要排除誤會造成的信任障礙;對理解障礙的排除,秘書要努力使領導、部門和群眾理解秘書工作,同時,秘書也要善于理解別人;對溝通障礙的排除:一是錯誤的功利觀造成的虛報信息的障礙,二是管理信息網絡結構不健全造成的運作低效狀態,三是人際關系隔閡造成的溝通障礙;對利益障礙的排除一是有令不行,有禁不止,二是各行其是,使組織的整體功能和整體利益受損,三是只顧眼前利益,不顧長遠利益,四是個人利益膨脹,唯利是圖,以權謀私,貪贓枉法,違法亂紀。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  7、簡述秘書處理與領導關系的基礎pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書必須精通領導決策的基本知識,秘書必須了解領導戰略,秘書必須懂得政策。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  8、簡述秘書處理與領導關系的方法pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:一是擺正位置,自覺服務,二是正確領會,貫徹意圖,三是加強與領導的思想溝通,四是自覺與領導聯絡個人感情。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  秘書人員如何對待領導意圖:首先,應在領導意圖的形成過程中做好大量輔助性的服務工作,其次,秘書人員必須正確理解,領會領導意圖,再次,秘書還應做好領導意圖貫徹中的信息反饋工作。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  秘書在傳達貫徹領導意圖時應注意的問題:一是不能延誤傳達時間,二是不能截留領導意圖,三是不能隨意解釋或歪曲領導意圖,四是在領導意圖傳達貫徹中遇到抵觸等困難時,秘書人員要堅持原則,又要機動靈活地多做工作,使執行者自覺接受。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  9、秘書為領導班子服務要把握和處理哪些關系?pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:為主要領導人服務與為領導班子服務,為中心工作服務與為日常工作服務,處理好多頭指示,避免釀成矛盾;對口請求,避免交叉請求;逐級請示,避免越級請示;加強溝通,避免產生誤會;篩選信息,避免說是道非。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  領導班子與秘書群體的關系:領導班子要有專人負責指導秘書工作;在領導班子更替之際,秘書班子應當保持相對的穩定;領導人與專職秘書的關系;pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  10、簡述秘書人際交往的原則和方法pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書人際交往的原則:關系對等原則,互得互惠原則,誠實守信原則,寬容忍耐原則;秘書人際交往的方法:加強感情投資,堅持求同存異,注意換位思考。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  人際交往的內容:從性質來分,有公務交往與私人交往;從對象來分:領導交往與群眾交往;從方式來分:口頭交往與書面交往。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  人際交往的特征:公務性,代表性,多向性。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  11、簡述秘書與部門關系的形態及處理與部門關系的方法pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書與部門關系的形態有輔助形態和協調形態;處理與部門關系的方法有:強化部門觀念,體諒部門實情,促進部門協調。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  秘書與同事的關系:有兩種表現形態:合作形態與競爭形態,其處理方法:要取長補短,共同提高,要防止嫉賢妒能,善于雪中送炭,待人寬宏大量,堅持求同存異,不要講私怨,要善于自制,切忌多疑,要學會超脫,及時道歉。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  秘書與群眾關系:表現形態有被動和主動兩種形態,處理方法:強化服務觀念;有效溝通上下機關領導與群眾之間的渠道,加強上下溝通;積極排解疑難,急群眾之所急。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  12、理解秘書與新聞媒介的關系pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書與新聞媒介的關系不同于一般的公眾,而是具有雙重人格的特殊公眾,對于秘書來說,一方面新聞媒介是社會組織賴以實現公共關系目標的重要媒介;另一方面,新聞媒介又是各種社會組織,是秘書人員必須費力去爭取的重要公眾;其作用表現在:新聞媒介是塑造組織形象的主要公眾,能大大加快社會組織與公眾之間的信息交流,大大提高社會組織與公共關系工作的效率;與秘書信息在一定條件下可以互相轉化;在處理與新聞媒價的關系上要做到四要四不要:四要是指:要友好熱情,以禮相待;要實事求是,以誠相待;要一視同仁,平等相待;要迅速行動,改進工作;四不要指:不要一廂情愿,干擾記者;不要以利相交,送禮行賄;不要以廣告為餌,交換要挾;不要被動消極,倉促應付。pGf365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

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