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365体育备用网址“秘書工作”復習要點(9)

365体育备用网址“秘書工作”復習要點(9)

 

  第九章 秘書部門的協調與督查工作1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  1、理解秘書部門的協調職能1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書部門的協調職能是由其自身的工作性質和職能位置決定的,大致概括為:在其辦文、辦會、辦事等業務活動中有效地維護機關組織整體的協調運轉;秘書部門聯系上下左右,溝通四面八方,便于發現組織機構內運轉中,以及組織機構的外聯中隨時可能出現的矛盾和問題,便于及時進行信息反饋,并協助領導進行協調;秘書部門作為領導的參謀和助手,經常為領導者發現、控制和處理失調問題出謀劃策,并在自身的職責范圍內,或經領導授權后,代領導和領導機關處理矛盾糾紛,進行組織協調。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  2、秘書部門協調的內容和任務是什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書部門協調的內容有:目標、計劃協調,事務協調,財務協調,政策協調,戰略協調;協調的任務有:協助領導者進行政策協調;協助領導者協調子系統的工作計劃,根據領導意圖,綜合地、統籌兼顧地起劃系統管理計劃;注意子系統的生產和業務工作進展情況,向領導者報告不協調的行動內容和原因,提出協調意見;受領導之托,邀請有關部門、單位,共同完成涉及多單位、多部門的任務,并協調工作節奏,客觀地協調處理各部門、各單位工作中的不平衡問題;代表領導者處理本系統與它系統之間的關系;協助領導者對有關人員進行思想教育,并注意通過自己得體的工作,協調領導成員之間的關系;協調領導者處理日常工作中部門、單位、人與人之間由于種種原因產生的工作不協調問題。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  3、秘書部門協調工作的特點與原則是什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書部門協調的特點是:權力的授予性,非職責限定性,認同疏導性;其原則有:認真調查研究,切實弄清情況的原則;從總目標出發,著眼全局維護整體利益的原則;從實際出發,按政策辦事的原則;統一領導的原則,即在領導者的統一領導下,協助領導者從事或直接擔負協調工作。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  4、秘書部門協調與上級組織關系的要求是什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:尊重上級領導機關和領導人;能及時發現需要協調的問題;協調解決問題的方法要適當(其中,首先要自查,查本部門是否全面正確地領會了上級的意圖,是否貫徹了上級精神,是否局部利益服從了整體利益,是否完成了上級的各項工作部署;其次是整改,其三是及時請求,最后是要主動匯報)。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  5、秘書部門協調與下級單位關系的方法有哪些?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:面商協調,商榷協調,建議協調,行政手段協調。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  與群眾關系的協調采用的方法:理論灌輸,感情激勵,利用領導權威,利用領導出面干預,或由領導集體表態,從而達到統一思想和步調,化解矛盾,是一種強制性的方法。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  6、秘書部門協調與領導班子成員間關系應特別注意什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:一對他們之間的矛盾、隔閡要有正確的認識,做到心中有數,要保持“中立”,切莫陷入矛盾的漩渦;二如果在秘書工作中觸及到這些分歧、矛盾和隔閡,就要特別注意,以有助于領導人統一思想,消除分歧、矛盾和隔閡的方式對待之。要講究原則,力求客觀,提供各種機會和條件,使之消除隔閡,彼此諒解;三秘書人員應及時、真實地按照工作需要向有關領導人通報工作情況,但不能傳說涉及領導人之間矛盾的問題,更不允許撥弄事非,傳播流言,褒此貶彼;四在安排工作、會議、活動日程時,要防止領導者之間發生“碰撞”,做到使他們各得其所。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  7、秘書部門協調與平級職能部門間關系應注意什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:一要尊重職能部門的管理權限;二要虛心向職能部門學習;三要及時為職能部門搞好信息服務;四在文書工作上為職能部門提供幫助。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  8、協調秘書部門內部關系時應注意什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:一從整體效益出發,合理分工;二根據個人特點,充分發揮個人優勢;三多開展思想交流,加強人際溝通;四要有切實可行的激勵機制,鼓勵人人進取。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  9、理解秘書常用的協調方法1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書常用的協調方法有:溝通協調方法,管理作為一個過程,溝通與協調相互依存,相互作用,具有一致性,秘書人員具有信息樞紐的優勢,通過及時傳遞真實、會面的信息,促進彼此相互溝通,消除隔閡或誤會,矛盾或失調問題就能得到解決,使其恢復協調狀態;變通協調方法是對于非原則性問題,當有關各方各持一理,互不相讓,矛盾激化,引起失調時,可以采用此種方法;融合協調方法是對于因局部的權力沖突和利益沖突而引起各方在整體配合上的失調時,可采用此種方法;政策法規協調方法是在實踐中某些失調現象,是因理解或執行有關政策、法規出現偏差而造成的,對此類失調問題,可采用這種方法;計劃協調方法是在計劃執行中措施不當或客觀條件發生變化,就有可能出現失調現象而采用的方法;節奏程序協調方法是出現各局部、各子系統步調節奏不一致,進展程序混亂,全局的整體運轉就會出現失調時采用的方法;會稿協調方法為了避免在制發文件的過程中,由于各部門僅從自身的職能管理需要出發,在執行中可能與文件內容發生矛盾,使執行過程中出現失調和混亂現象采用的方法;會商協調方法是當某個矛盾或問題涉及幾個管理部門的職權范圍時,可以約請相關管理部門共商協調方法。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  10、理解秘書部門的公關職能1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:在組織系統內部,秘書部門介于管理與被管理層之間,置身于各職能部門的業務矛盾、人事矛盾之外,因此,它是組織最佳的協調者。一方面,它需要經常向組織領導人反映員工的意見和要求,使之及時了解群眾的呼聲,意識到存在的不足,制定出改進措施,同時,還要及時地解釋和傳達組織的指令和措施,形成二者的情感交流和雙向溝通;另一方面,它要配合領導者做好各職能部門的協調工作,經常提供有關信息,幫助各部門彼此溝通,相互配合,產生最優越的管理效果;在組織系統外部,秘書部門同樣可以發揮公共關系協調職能,通過積極開展活動,促進組織和外界密切聯系和廣泛合作,為組織創造良好的外部環境。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  公共關系的含義:公共關系指的是一定的組織機構與公眾之間的相互關系;是一種管理職能,是塑造形象的藝術,雙向溝通是公關工作的基本要求;大眾傳播,人際傳播是公關動作的重要手段。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  11、理解對秘書人員公關素質的要求1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:從事公關工作的秘書人員,應特別注重培養自己的公關意識和公關技能;其中秘書人員應具備的基本素質有:富有魅力的個性品質;博學多識;具有與公關工作相類似的經驗或經歷;高尚的道德品質;秘書人員應具備的基本技能及其培養:組織領導能力;表達溝通能力;觀察應變能力;創造能力;交際能力;專業技能。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  12、理解秘書部門的督查職能1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書部門的督查職能,一方面是代表領導,或受領導之托,或在獲得了領導法令前提下進行的;另一方面,秘書部門的督查工作,應著重圍繞政令和中心工作,抓大事、要事和久拖不決之事,并不能供奉專門機構和基層部門的具體工作。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  13、秘書部門的督查工作有哪些類別1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:秘書部門的督查工作分為決策督查和專項督查;其中決策督查的范圍是以文件形式傳遞的重大決定事項;以會議形式做出的重要決定;以其他形式做出并傳遞的重大決策事項,其目的是促進決策事項的貫徹落實;了解決策落實的進程以及落實過程中存在的問題,為領導者控制決策事項的落實提供信息支持;為二次決策提供依據,為補充和完善決策程序,優化決策效果提供信息咨詢;專項督查具有事項較為單一、辦理時限相對較短、辦理要求明確和一事一報的特點。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  14、督查工作的原則與方法是什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:督查工作的原則是實事求是,注重實效,歸口管理,分級負責的原則;其主要方法有催辦催報,督查調研,反饋通報,組織專題匯報會,形成并強化推動決策落實的有效機制。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  15、簡述督查工作的主要程序。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:其主要程序有督查問題立項,含決定督查立項和專項督查立項;制定督查方案,交辦,催辦,報告工作進展情況,再督查,審核驗收,形成督查報告,立卷歸檔。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  16、秘書部門協調與直接領導班子及領導人關系時應注意什么?1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

  答:首先檢查自身;不斷提高自身素質;主動與領導人進行交流;此外,秘書人員要關于總結領導活動的規律,正確領會意圖,積極、主動、周全地為領導工作服務;要維護領導人的威信和尊嚴,忠誠可靠;對領導工作中出現的問題和遺漏,既要能講究方式地坦誠相見,又能極為負責地拾遺補闕;要能真正體諒領導,并為之分憂;能站在領導思考問題的高度,樹立大局觀念。1zR365投注平台_365bet官网本科_365bet官网報名_首頁

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